5S или что общего между электронной библиотекой и Тойотой
По следам конференции по электронным библиотекам
Оказывается, именно системе 5S автогигант Toyota обязан успехом концепции «Точно в срок» (Just in time). Она также стала одним из краеугольных камней японской промышленной эстетики, наряду с Кайдзен, Муда, Канбан и Кайкаку. Итак что это за 5S и как их применить к электронной библиотеке.
1 — seiri (整理) — Sort — Сортировка
2 — seiton (整頓) — Set in Order — Соблюдение порядка
3 — seisō (清掃) — Shine — Содержание в чистоте
4 — seiketsu (清潔) — Standartise — Стандартизация
5 — shitsuke (躾). — Sustain — Совершенствование
1S сортировка. Она особенно важна на этапе отбора документов для электронной библиотеки. В процессе разделения потенциальных массивов документов на нужные, ненужные и редко требуемые появляются правила для стандартизации (4S) сортировки и, соответственно, документ, их описывающий.
2S порядок. В нашем случае это порядок рабочих процедур по созданию электронной копии. Порядок особенно важен при именовании файлов и размещении их на файловой системе, в базе данных, архиве. В противном случае можно получить миллионы неатрибутируемых файлов с одинаковыми именами (например, 01.tif). Принятые решения описываются для стандартизации (4S) их выполнения.
3S чистота. Электронная библиотека не может быть складом разнообразных многочисленных файлов. Часть их может не читаться, быть копией с другим именем и т.д. Проверка наличия «правильных» файлов на «правильном» сервере, резервное копирование, удаление файлов неподдерживаемых форматов и дублей, все это также описывается для дальнейшей стандартизации процедур (4S).
4S стандартизация. Собираем все документы, созданные в процессе выполнения предыдущих этапов и делаем из них наглядный материал для каждого сотрудника, процедуры, процесса, т.е. памятки, постеры, чек-листы. Можно было бы остановиться на 4S, если бы нам не мешал прогресс. Новые форматы, технологии обработки данных и машинного обучения мешают нам спать спокойно. Процессы требуют пересмотра и постоянного
5S совершенствования. Но как выбрать правильное направление? За что хвататься в первую очередь? Возвращаясь к прошедшей в Ухане конференции хочу отметить два доклада, которые показались мне полезными именно в этой связи. Их объединяет ключевое даже не слово, а приставка — микро-.
Первый был посвящен использованию микроуроков информационной грамотности, второй — облачной платформе цифровых библиотек Политехнического университета Вирджинии (Virginia Tech).
Микроуроки — это высокоэффективное и не требующее больших усилий средство для включения в курс практических навыков, идеальное для совершенствования. Многие образовательные платформы перешли от долгих лекционных программ к сериям микроуроков.
Микросервисы облачной платформы цифровых библиотек. Идея та же самая, отход от монолитных архитектур унаследованных систем к наборам микросервисов. Новые функции могут быть разработаны независимо от любого экземпляра цифровой библиотеки и интегрированы в этот экземпляр путем включения функции в шаблон. Изменение шаблона немедленно наследуется экземплярами шаблона. Общая инфраструктура облегчает быстрое включение новых или измененных функций в каждый экземпляр цифровой библиотеки. Микросервисы используются для консолидации разнообразной инфраструктуры доступа и хранения. Дополнительные сервисы обеспечивают поддержку цифрового хранения, включая аудит, проверку исправности файлов, репликацию на внешние поставщики облачных хранилищ, определение характеристик формата файлов и т.д.
Эффективность “микро” подхода оказалась просто фантастической. «Бессерверный» подход демонстрирует экономию на 87% по сравнению с традиционным локальным подходом к работе с электронной библиотекой. По мере расширения проекта платформы электронных библиотек Virginia Tech планируется создать набор API, которые позволят пользователям реализовывать определенные микросервисы независимо от архитектуры.
Получается, что рассматривая электронные библиотеки не как глобальные проекты, а как набор отдельных «маленьких» процессов и совсем чуть-чуть изменяя их каждый день к лучшему, не затрачивая на это все наше время, можно достичь значительного прогресса. Самое сложное здесь — не начать, как думают многие. Залог успеха — постоянство. Это как делать зарядку по утрам. Первый день всегда немножко праздник. Я начал! Я сделал! Со второго начинаются будни. И это самое сложное, но если верить в себя и видеть цель, а не препятствия, то нет ничего невозможного.
Хотелось бы поставить здесь точку, но … дочитав тезисы до конца, я обнаружила, что японские 5S не имеют ничего общего с 5S, представленными на конференции JCDL’20.
Оказывается, что 5S — это Streams, Structures, Spaces, Scenarios, Society.
Streams — Потоки — текст, видео, аудио, изображение — Свойства содержимого цифровой библиотеки, такие как кодирование и язык текстового материала или конкретных форм;
Structure — Структуры — коллекция, каталог, гипертекст, документ, метаданные — Определяют организационные аспекты измерения пространств содержимого цифровой библиотеки;
Spaces — Пространства — измеримые, топологические, векторные, вероятностные — Определяет логические и презентационные представления нескольких компонентов цифровой библиотеки;
Scenarios — Сценарии — поиск, просмотр, рекомендации — Подробное описание поведения служб цифровой библиотеки;
Society — Общество — менеджеры служб, учащиеся, учителя — Определяет менеджеров, ответственных за выполнение служб цифровой библиотеки, агентов, которые пользуются этими услугами и отношения между ними.
Вроде все стройно и правильно, но если честно, не совсем понятно, как это применить на практике. Я — за японские 5S и микрошаги в сторону прогресса.
Ольга Барышева