Основу интернет-портала «Вся Россия. Источники справочной и исторической информации о регионах и местностях» составляют библиографические списки различных источников по современной и исторической регионалистике, перечень которых представлен в разделе «Источники». Списки сгруппированы по хронологическим группам, каждая из которых соответствует определенному периоду в истории российской государственности: Русское государство (1480–1720); Российская империя (1721–1917); РСФСР / СССР (1918–1991); Российская Федерация (1992 – настоящее время). При этом следует иметь в виду, что в некоторых списках представлены источники, относящиеся к разным историческим периодам (например, в списке региональных энциклопедий наряду с изданиями, опубликованными в Российской Федерации начиная с 1992 г., отражены и энциклопедии, вышедшие в РСФСР в советское время).
Внутри списков библиографические записи по умолчанию сгруппированы по алфавиту названий регионов, к которым они относятся, в пределах региона – в прямой хронологии, в пределах одного года – по алфавиту заглавий.
С помощью фильтра в пределах отдельного списка можно сделать выборку изданий по отдельному слову, части слова или цифре (в том числе по годам издания), входящим в состав библиографических записей.
Каждый библиографический список сопровожден краткой вводной справкой, в которой приведены общие сведения об источниках данного вида, а также (при наличии) ссылками на предисловие к сводному каталогу, библиографическому указателю или списку этих источников и / или на посвященные им обзорные исследовательские статьи.
Библиографические описания, представленные в составе ресурса, составлялись в разное время по разным стандартам и с учетом индивидуальных особенностей источников того или иного вида. Современные справочные издания (региональные энциклопедии, биографические справочники и т. д.) описаны в целом в соответствии с действующим ГОСТ Р 7.0.100–2018 (некоторые отступления от него, используемые при описании тех или иных изданий, особым образом оговорены), описания же дореволюционных источников выполнены в основном по «Правилам составления библиографического описания. Ч. 1. Книги и сериальные издания» (М., 1986) с использованием некоторых норм и методических решений «Правил составления библиографического описания старопечатных изданий» (2‑е изд. М., 2003).
Правила сокращения слов и словосочетаний (в том числе сиглы – условные обозначения мест хранения изданий), принятые в разных библиографических списках, представленных на интернет-портале, не совпадают между собой. Поэтому каждый список сопровождается перечнями используемых в нем сокращений и сигл.
Библиографические записи включают следующие элементы (дополнительные ссылки), набор которых в каждом конкретном случае варьируется:
Электронные копии изданий, гиперссылки на которые размещены на интернет-портале, представлены либо в Электронной библиотеке РНБ, либо на внешних ресурсах. Тексты изданий, опубликованных более 70 лет назад, доступны для просмотра в полном объеме. Электронные копии изданий, вышедших в свет менее 70 лет назад, открыты для удаленных пользователей в полном объеме только при наличии письменного разрешения правообладателей, при отсутствии такового их тексты доступны либо частично, либо закрыты для просмотра. В РНБ для читателей доступны электронные копии всех изданий без исключения. Удаленным пользователям, которые являются зарегистрированными читателями РНБ, для получения максимального доступа к электронным копиям изданий перед их просмотром рекомендуется авторизоваться на сайте РНБ.
На интернет-портале предусмотрена возможность осуществлять Поиск статей, опубликованных в региональных энциклопедиях (корпус изданий, статьи из которых введены в поисковую систему, постоянно пополняется, их перечень приведен здесь). Поиск можно вести как по отдельному слову или словосочетанию, входящим в состав заглавия, так и по фрагменту слова. В ходе выполнения поискового запроса формируется список энциклопедий, в заглавиях статей которых присутствует искомое слово или его отдельный фрагмент. По гиперссылке от заглавия статьи можно перейти к непосредственному просмотру ее текста в составе электронной копии соответствующего издания (для удаленных пользователей доступны только статьи в энциклопедиях, открытых для просмотра правообладателями).
Дополнительные поисковые возможности представляют пополняемые вспомогательные указатели: именной (включены все лица, упоминаемые в библиографических записях) и географический (отражены названия географических объектов, которым посвящено то или иное издание). От рубрики во вспомогательном указателе можно сразу выполнить переход к библиографической записи (записям), в которой упоминается данное лицо или географический объект.
Структурный каркас портала составляет база данных, в которой отражены все существовавшие и существующие административно-территориальные единицы Русского государства, Российской империи, РСФСР и СССР, Российской Федерации выше уездного и районного уровня – губернии, области, республики, края и т. д. (в базу включены уезды центрального подчинения, существовавшие до губернской реформы 1708 г.), а также епархии Русской Православной Церкви (в настоящее время учтены только епархии синодального периода 1721–1917 гг.). Административно-территориальные единицы гражданского деления страны распределены по соответствующим хронологическим периодам (Русское государство, Российская империя и т. д.), внутри этих периодов – по типам (губернии, области и т. д.). Кроме того, имеется общий алфавитный список всех учтенных в базе гражданских и епархиальных административно-территориальных единиц. Библиографические описания источников, сведения о которых представлены на интернет-портале, распределены по соответствующим административно-территориальным единицам. Наличие источников по тому или иному региону обозначено в списке административно-территориальных единиц знаком . О каждой административно-территориальной единице, включенной в базу данных, сообщается информация о времени ее существования и административном центре, а также перечислены виды источников по данному региону, сведения о которых представлены в составе ресурса «Вся Россия»; в скобках указано количество учтенных источников каждого вида (за исключением иллюстративных материалов). Ведется работа по составлению «паспортов регионов», включающих более подробный набор данных. Административно-территориальные единицы, по котором имеются такие паспорта, обозначены в списках регионов знаком .
Иллюстративные материалы, отраженные на интернет-портале, систематизированы по регионам, к которым они относятся. Их электронные копии доступны для прямого просмотра в составе Электронной библиотеки РНБ, а библиографические записи представлены в Электронном каталоге РНБ.