Структура ресурса

В указателе имен отражаются: лица, причастные к созданию памятных книжек (составители, редакторы, авторы, иллюстраторы, владельцы типографий, цензоры и т. п.); лица, названные в заглавиях публикаций и в аннотациях к ним; лица, изображенные на портретах; рецензенты и авторы откликов в печати.

Отсылки от рубрик указателя даны:
— к библиографическому описанию памятной книжки, с соответствующим кратким буквенным обозначением роли в подготовке книжки (составители, редакторы, владельцы типографий), например: 74: сост.; 96: ред.; 01–03: тип. Для имен других лиц, упоминаемых в описаниях (губернаторов и других официальных лиц, по распоряжению которых издана книжка; адресатов посвящений и т. п.) в отсылке указывается только обозначение года;
— к общим примечаниям к описанию (цензоры, рецензенты, другие лица, упоминаемые в примечаниях), например: 56: ценз.; 92: рец.; 97: примеч.;
— к страницам, на которых опубликованы материалы данных лиц (авторов, составителей, публикаторов), например: 96: 4 (23) авт., или приводятся сведения о данном лице, например: 07: 4 (76–80);
— к иллюстрациям (авторы иллюстраций, в том числе составители карт и граверы; владельцы типографий и литографий, в которых печатались иллюстрации; лица, изображенные на портретах), например: 94: ил.
— к подстрочным примечаниям в росписях (относящимся к конкретным публикациям), например: 96: 4 (22–150) примеч.; 96: примеч. к ил.

Указатель статей и публикаций исторических документов отражает:
— статьи и другие публикации (в том числе авторские);
— тематические подборки статей и материалов;
— исторические документы, опубликованные в составе документальных публикаций внутри текстов статей или в виде приложений к ним.

Не включены:
а) названия разделов памятных книжек; б) заглавия публикаций современных официальных документов (законодательных актов, постановлений и распоряжений властей, уставов, правил и положений учреждений и обществ;
в) заглавия публикаций справочно-информационного характера (списки волостей, перечни лечебных заведений, расписания поездов, краткие справки об учреждениях и обществах и т. п.); г) типовые, повторяющиеся заглавия («От составителя», «Российский императорский дом» и т. п.);
д) названия отдельных документов в составе наиболее крупных публикаций (насчитывающих несколько десятков документов);
е) заглавия, сформулированные составителями Указателя (приведенные в квадратных скобках), — кроме заглавий исторических документов.

Указатель иллюстраций включает все иллюстрации (рисунки, портреты, фотографии, гравюры, карты, планы, чертежи и т. п.), за исключением помещенных в рекламных объявлениях.

Предметный указатель раскрывает содержание всех материалов, включенных в памятные книжки, за исключением: а) рекламных, б) биографических, посвященных отдельным лицам, и иллюстраций — они представлены соответственно в указателях имен и иллюстраций.

Характерной чертой памятных книжек как типа издания является комплексность, «мозаичность», тематическая пестрота большинства материалов (статистических обзоров губернии, общих описаний и очерков уездов и городов, справочных разделов и др.), поэтому предметный указатель составлен с значительно большей, чем обычно, глубиной и детальностью отражения их содержания.

Адрес-календарные сведения представлены в предметном указателе рубриками, отражающими названия учреждений, обществ, предприятий, а также должностных лиц, указанных отдельно от своего учреждения. Так же, как и в росписях содержания, не раскрываются структура и должностной состав учреждений. Списки однотипных учреждений и обществ (почтовых отделений, начальных учебных заведений и т. п.) показаны только целиком. Не отражаются крупные разделы адрес-календаря (по ведомствам или территориям в пределах губернии), поскольку в случае необходимости их легко найти по погодным росписям.

Статистические материалы представлены самостоятельными рубриками, описывающими конкретные категории объектов статистического учета; подзаголовки, как правило, отражают основные аспекты их рассмотрения. Статистические таблицы (содержащие чаще всего сведения о составе населения, фабриках и заводах, ярмарках) отражаются только целиком: общей темой (темами) и основными аспектами ее рассмотрения (показателями).

Материалы справочного характера показаны в предметном указателе рубриками, отражающими конкретные учреждения, предприятия и т. п., и их типы (например, пароходства, почтовые станции, монастыри), профессиональные категории (врачи, становые приставы, нотариусы и др.), единицы административно-территориального деления (уезды, волости, станы и др.), о которых дается информация. Списки однотипных объектов показаны только целиком.

В статьях и публикациях документов, в текстовых обзорах губернии предметные рубрики отражают как общее содержание публикации, так и все основные темы. Как правило, не раскрывались по аспектам этнографические обзоры, общие исторические очерки и биографические материалы (имеющие устойчивую, традиционную структуру).

При подготовке предметного указателя составители руководствовались принципом адекватности отражения материала в предметных рубриках: степень конкретности, «частности» формулировки рубрики всегда соответствует реальному объему содержания в данной публикации. Это означает, что поиск нужно начинать с рубрики, прямо выражающей запрос. Так, например, общая характеристика народного образования в губернии отражается под рубрикой «Народное образование», сведения об учебных заведениях в целом следует искать под рубрикой «Учебные заведения», а материал о конкретном учебном заведении — под его собственным названием, например, «Гимназия женская Мариинская, г. Воронеж».

Большинство рубрик содержит уточняющие подзаголовки, показывающие географические границы темы, характер сведений, конкретные аспекты темы, жанровые особенности материала. Например, рубрики из адрес-календарного раздела, отражающие материал об учреждениях и обществах, обычно имеют подзаголовки «должностной состав» (когда приведены только должности) и «личный состав» (если в перечне должностей приведено хотя бы одно имя).

Особенностью памятных книжек является устойчивость сочетаний характеристик одних и тех же объектов на протяжении многих лет. Поэтому для экономии места такие связанные характеристики, как правило, объединены в один подзаголовок.
Например:
Библиотека Братства святителей Митрофана и Тихона, г. Воронеж
— статистика (объем фонда, число посетителей читальни и выполненных требований)
Военные мобилизации, 18 июля 1914 г. — 1 янв. 1915 г.
— статистика (сроки, число принятых ратников ополчения, офицеров и чиновников, поставленных лошадей, повозок и упряжи)

Для большей компактности и обозримости ряды рубрик с одинаковыми заголовками и подзаголовками, различающихся только географическими определителями, сведены в одну рубрику, например:
Дамский железнодорожный кружок на линии Юго-Восточных железных дорог
— местный комитет
— — Евстратовка, сл. (Острогожский у.)
— — Лиски, ж.-д. станция (Бобровский у.)
— — Новохоперск, г.